Soft Sumind, es un sistema ERP de alto nivel y como tal, gestiona una cantidad enorme de información referida a la gestión del negocio. Sin embargo, cada vez más, es necesario acceder de manera rápida y segura a documentos fuentes, que han generado dicha información. Estos documentos, pueden ser de múltiples orígenes y formatos. Por ejemplo en la elaboración de una oferta, pueden concurrir desde un papel manuscrito por el cliente o por el representante al recoger los datos, como documentos electrónicos (word, excel, cad, etc…) que recojan las especificaciones de una instalación técnica, el catalogo o respuesta enviada por el proveedor, etc.
Para verificar una factura, podemos desear consultar el albaran físico de recepción donde aparecen anotaciones al margen. Nuestros clientes nos solicitan copias de albaranes con la aceptación de recepción por su parte etc. etc, es decir, el ERP recoge todos los hechos pero en forma de anotaciones y en muchos casos tenemos gran cantidad de información a la que hemos de acceder de manera externa, ficheros electrónicos de múltiples formatos distribuidos de modo aleatorio por discos locales de servidores de datos, etc. etc. pero sin ligazón lógica con los documentos. Documentos que además no son accesibles desde cualquier punto en que se necesite; o bien documentos físicos repartidos por diversos archivos mecánicos con la dificultad que su acceso rápido implica.
Para dar respuesta a estas necesidades, Ingeniería Informática, ha desarrollado un completo y potente sistema de gestión documental totalmente integrado en el ERP (no es por un añadido externo) y relacionado con los potentes sistemas de búsqueda y consulta de Soft Sumind. En el caso de albaranes de cliente, el sistema permitirá mediante el uso de un scanner adecuado y la asignación de un código de barras al albaran, capturar este con toda la información que se haya añadido (firmas, correcciones, etc.) la captura se realizara por documento o por lotes de documentos una vez capturados, el sistema los relacionara con los albaranes de la base de datos y se podrá acceder a los mismos desde la consulta y desde la entrada de albaranes desde estos procesos podemos invocar el documento en formato PDF con la posibilidad de enviarlo por correo electrónico.
El resto de los módulos permiten la asociación de cualquier número de documentos a cada uno de los items considerados. Estos documentos pueden ser escaneados (en cuyo caso la asociación con el documento es automática) ó bien se asocia cualquier otro documento de manera manual, sea este documento del tipo que sea. El sistema realiza una copia del documento en el disco que soporta la gestión documental y mantiene el original en su sitio. A partir de este momento la información estará disponible para toda persona que lo necesite (Es necesario que en su ordenador tenga instalado el software necesario para la lectura del tipo de dichos documentos, por ejemplo Word, Excel, Acrobat Reader, tratamiento de imágenes, etc, etc….. Esto no es problema pues la mayoría de los sistemas lo tienen).